Privacy Statement – Monte Titoli S.p.A.

1. INTRODUZIONE

1.1 La presente Informativa Privacy illustra come Monte Titoli S.p.A., società del Gruppo Euronext (come di seguito definito) con sede legale in Milano, Piazza degli Affari 6 ("Monte Titoli" o “noi”, “ci” o “nostro”), in qualità di titolare del trattamento, raccoglie le informazioni da Lei fornite nell'ambito del presente MODULO DI DELEGA AL RAPPRESENTANTE DESIGNATO AI SENSI DELL'ART. 135-UNDECIES DEL D.LGS. 58/1998

1.2 In caso di conflitto tra la presente Informativa sulla privacy e i termini di un contratto stipulato con noi, prevarrà la relativa disposizione di tale contratto. Nessuna misura della presente Informativa sulla privacy potrà essere applicata nella misura in cui sia incompatibile con le leggi sulla protezione dei dati applicabili.

1.3 Data di entrata in vigore: 20 marzo 2023

2. QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO

Con "Dati personali" si intendono informazioni che identificano o sono in grado di identificarla come individuo. In relazione alle finalità sopra descritte, la Società tratta i suoi Dati Personali (quali ad esempio nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email, data di nascita, documento d'identità, codice fiscale, nazionalità).

3. COME UTILIZZEREMO I DATI PERSONALI CHE RACCOGLIAMO E SU QUALE BASE GIURIDICA?

Tutti i Dati Personali sono trattati, nel rispetto delle disposizioni di legge e degli obblighi di privacy, per attività strettamente connesse e necessarie alle seguenti finalità: (i) finalità strettamente connesse e funzionali all'esecuzione degli obblighi contrattuali, derivanti dal mandato conferito dal Titolare della Delega (o suo rappresentante) al Rappresentante Designato, in ordine alla rappresentanza in Assemblea e all'espressione del voto; (ii) finalità connesse ad obblighi di legge, regolamenti, normative comunitarie, disposizioni di competenti Autorità o organi di vigilanza e controllo. Il conferimento dei Dati Personali per tali finalità è obbligatorio. Il mancato conferimento dei Dati Personali che sono necessari per le finalità previamente indicate (e.g., Dati Personali richiesti ai fini della validità della delega) comporterà l'impossibilità per la Società di consentire al delegato di partecipare all'Assemblea. La base giuridica è il rispetto delle leggi e l'esecuzione degli obblighi contrattuali.

4. COMUNICAZIONE DEI SUOI DATI PERSONALI

Potremmo condividere i tuoi dati personali con autorità regolamentate al fine di adempiere ad obblighi legali o regolamentari.

5. TRASFERIMENTI TRANSFRONTALIERI DEI TUOI DATI PERSONALI

Siamo un'organizzazione con attività sia all'interno che all'esterno dello Spazio economico europeo ("SEE"), in particolare negli Stati Uniti fornitori di servizi di terze parti che gestiscono i dati per nostro conto potrebbero trovarsi in località in tutto il mondo e potremmo anche essere soggetti a controllo da parte di tribunali o autorità di regolamentazione in diverse giurisdizioni. Per questi motivi, i suoi Dati personali possono essere trasferiti in altri paesi sia all'interno che all'esterno dell'UE e del SEE. Poiché le leggi sulla privacy in altri paesi potrebbero non essere equivalenti a quelle del suo paese, prendiamo accordi per trasferire i dati all'estero solo se siamo soddisfatti che vi siano livelli di protezione adeguati per proteggere informazioni conservate in quel paese o che quel il fornitore di servizi agisca in ogni momento nel rispetto delle leggi sulla privacy applicabili. Ove richiesto dalle leggi applicabili, adotteremo misure per assicurare che i Dati personali trattati in altri paesi ricevano almeno lo stesso livello di protezione che viene fornito nel tuo paese d'origine, ad esempio stipulando contratti che incorporano le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO DELLE SUE INFORMAZIONI PERSONALI

6.1 Le Sue Informazioni personali sono trattate per via elettronica e non elettronica per i tempi strettamente necessari per realizzare gli obiettivi per i quali dette informazioni sono state raccolte. Monte Titoli attua misure tecniche e organizzative idonee a prevenire perdite e utilizzi dei dati illegali o non corretti oppure accessi non autorizzati.

7. CONSERVAZIONE DELLE SUE INFORMAZIONI PERSONALI

7.1 Conserveremo le Sue Informazioni personali per il tempo ragionevolmente necessario per le finalità di cui alla precedente Sezione 3. In particolare:

• le Informazioni personali raccolte per le Finalità obbligatorie sono conservate per il periodo necessario per la fornitura del prodotto o servizio richiesto, nonché per ulteriori 10 anni, al massimo, dalla cessazione dei servizi;

• le Informazioni personali raccolte per le Finalità di marketing sono conservate per il periodo necessario per la fornitura del prodotto o servizio richiesto e per i 2 anni successivi.

Al termine del periodo di conservazione le Sue Informazioni personali saranno cancellate, rese anonime o aggregate.

7.2 Tuttavia, in determinate circostanze potremmo conservare le Informazioni personali per periodi più lunghi, ad esempio se richiesto in adempimento di obblighi legali, fiscali o contabili. In determinate circostanze potremmo anche conservare le Sue Informazioni personali per periodi più lunghi per poter disporre di un'accurata documentazione dei rapporti intercorsi tra noi in caso di reclami o contestazioni.

8. PROTEZIONE DELLE SUE INFORMAZIONI PERSONALI

8.1 Conserveremo le Sue Informazioni personali al sicuro fintanto che saranno sotto il nostro controllo, anche quando sono trattate da fornitori di servizi terzi per nostro conto. Impartiamo ai nostri dipendenti una adeguata formazione in merito ai loro obblighi ai sensi delle normative sulla protezione dei dati e garantiamo che abbiano accesso alle Sue Informazioni personali solo i dipendenti, gli appaltatori e gli agenti di Monte Titoli.

8.2 Trattiamo con la massima serietà la sicurezza dei nostri locali e dei nostri server e adotteremo tutte le misure tecniche opportune avvalendoci di procedure e strumenti di sicurezza riconosciuti in conformità alle buone pratiche del settore al fine di proteggere le Sue Informazioni personali su tutte queste piattaforme.

9. I SUOI DIRITTI

9.1 In conformità alla legge applicabile, può disporre di alcuni o di tutti i seguenti diritti riguardo le Sue Informazioni personali:

9.1.1 ottenere una copia delle Sue Informazioni personali con informazioni su come e su quale base siano trattate dette Informazioni personali;

9.1.2 correggere Informazioni personali imprecise (incluso il diritto di completare le Informazioni personali incomplete);

9.1.3 cancellare le Sue Informazioni personali (in casi limitati, laddove non sia più necessario rispetto alle finalità per le quali sono state raccolte o trattate);

9.1.4 limitare il trattamento delle Sue Informazioni personali laddove:

9.1.4.1 venga contestata la precisione delle Informazioni personali;

9.1.4.2 il trattamento sia illecito ma Lei si oppone alla cancellazione delle Informazioni personali;

9.1.4.3 noi non necessitiamo più delle Informazioni personali ma siano comunque necessarie per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;

9.1.5 per contestare un trattamento da noi giustificato in base a un legittimo interesse (rispetto al Suo consenso o a stipulare un contratto con Lei);

9.1.6 comunicarci di non inviarLe marketing diretto;

9.1.7 ritirare il Suo consenso al trattamento delle Sue Informazioni personali da parte nostra (laddove detto trattamento si basi sul Suo consenso);

9.1.8 opporsi a decisioni basate esclusivamente su trattamento o profilazione automatizzati;

9.1.9 In aggiunta a quanto sopra, ha il diritto di presentare un reclamo presso l'autorità di vigilanza. In Italia vi è il Garante per la protezione dei dati personali;

9.1.10 Se intende approfondire le modalità di esercizio di questi diritti, La invitiamo a contattarci come indicato di seguito.

Può esercitare i diritti di cui sopra con le modalità di cui alla Sezione 11 di seguito.

10. MODIFICHE DELLA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

10.1 Le modifiche da noi apportate alla presente Informativa sulla privacy Le saranno comunicate anticipatamente per garantire che sia pienamente a conoscenza di quali Informazioni personali siano raccolte, di come vengano utilizzate e delle circostanze in cui vengono divulgate.

11. INFORMAZIONI SUL TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DETTAGLI DI CONTATTO

11.1 Il Suo titolare del trattamento sarà Monte Titoli S.p.A. In ogni caso, per reclami o quesiti sul trattamento delle Sue Informazioni personali da parte di un membro di Monte Titoli, o per esercitare un diritto riguardo le Sue Informazioni personali, La invitiamo a contattarci con una delle seguenti modalità: